Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen handler om hvordan og hvorfor Rødde folkehøgskole samler inn, håndterer og bruker personopplysninger fra våre søkere, elever og øvrige brukere.

Rødde folkehøgskole behandler personopplysninger på en forsvarlig måte og da henhold til de krav som framgår i lovverket; personopplysningsloven


Behandlingsansvarlig

  • Rektor er på vegne av Rødde folkehøgskole ansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

  • Alle ansatte har et selvstendig ansvar for personvernet når de håndterer personopplysninger elektronisk eller manuelt.


Hvordan skolen behandler personopplysninger

  • Skolen bruker følgende eksterne datasystemer og nettsteder der personopplysninger behandles og oppbevares: Wisweb, folkehogskole.no og Uni economy.

  • Personopplysninger på elevsøkere, elever, tidligere elever, ansatte og tidligere ansatte blir lagret i WisWeb som er vårt administrative system og i fysiske permer i låste skap hos administrasjonen.


Hvem skolen behandler personopplysninger på, hvilke opplysninger som lagres og formålet med behandlingen

Elevsøkere:

  • Dette lagres: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, kontonummer, statsborgerskap, kjønn, linjevalg, opplysninger om fravær, skolekarakterer, særskilte helseopplysninger, attester og referansepersoner

  • Formål: Administrere søknaden og innhente nok informasjon til at vi kan behandle søknaden.


Elever:

  • Dette lagres: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, kontonummer, statsborgerskap, kjønn, linjevalg, opplysninger om fravær og særskilte helseopplysninger, opplysninger om elevens underveis- og sluttevalueringer, bilder, film og lydfiler.

  • Formål: Administrere skoleoppholdet og rapportering av kursvirksomheten til utdanningsdirektoratet og statens lånekasse for utdanning, jf. lov om folkehøgskoler og forskrifter til denne.

  • Publisering: Skolen vil ikke publisere bilder, film lydfiler og tekst av deg uten at du har gitt samtykke til dette.

  • Formål: Markedsføring av skolen.


Elevers foreldre/foresatte:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse

  • Formål: I tilfelle noe alvorlig skulle hende eleven samt sende ut invitasjoner til arrangement i skolens regi det skoleåret du er foreldre/foresatt til en elev ved skolen.


Tidligere elever:

  • Dette lagres: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, statsborgerskap, kjønn, linjevalg, opplysninger om fravær, vitnemål, bilder

  • Formål:

    • Hvis det oppstår et ønske fra deg om å få tilsendt nytt vitnemål eller utskrift fra karakterprotokollen som kun gjelder deg.

    • Å kunne sende ut invitasjon til elevstevner.

    • De som ønsker det kan også få tilsendt meldingsblad og annen informasjon til skolevenner.

    • Du kan når som helst reservere deg mot å motta informasjon fra skolen.


Søkere på stillinger:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, alder, statsborgerskap, kjønn, cv, vitnemål, attester og referansepersoner

  • Formål: Vurdere og administrere søknaden.Opplysningerslettes etter at skolen ikke har bruk for dem lengre.


Ansatte:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, kontonummer, statsborgerskap, kjønn, sykefraværsopplysninger, lønn- og skatteopplysninger, bilde, film

  • Formål: Administrere ansettelsesforholdet.


Tidligere ansatte:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilde.

  • Formål:

    • Å kunne sende ut invitasjon til elevstevner.

    • De som ønsker det kan også få tilsendt meldingsblad og annen informasjon til skolevenner.

    • Du kan når som helst reservere deg mot å motta informasjon fra skolen.


Skolens styremedlemmer:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer

  • Formål: Kalle inn til styremøter, sende møtereferater og annen relevant informasjon fra skolen samt kunne oppgi til foretaksregisteret de personopplysninger registeret etterspør.


Øvrige kontaktpersoner for skolens eierorganisasjon:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

  • Formål: Opprettholde nødvendig og tjenlig korrespondanse.


Leverandører:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kontonummer.

  • Formål:Opprettholde kundeforhold og behandling av faktura.


Øvrige samarbeidspartnere:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse

  • Formål:Opprettholde nødvendig og tjenlig korrespondanse.


Leieboere/leietakere:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kontonummer.

  • Formål:Administrere leieforholdet.


Gjester:

  • Dette lagres:

  • Formål:I tilfelle en krisesituasjon ved skolen som for eksempel brann.


Gjesteforelesere:

  • Dette lagres:Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kontonummer.

  • Formål:Opprettholde nødvendig og tjenlig korrespondanse samt behandling av faktura.

Grunnlaget for behandlingen

Rødde folkehøgskole behandler personopplysninger for å kunne gjennomføre våre forpliktelser. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel, art 6.1. b).


Innhenting av personopplysninger, webanalyse og informasjonskapsler (cookies)

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted og gi deg som besøker siden best mulig service, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettsiden til Rødde folkehøgskole: rodde.fhs.no. For å analysere informasjonen på nettsiden vår bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Vi bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.Hvis nettsiden har søkefunksjon så lagres informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker er informert om, og har samtykket til, hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med denne behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider: rodde.fhs.no, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser – i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.


Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Rødde folkehøgskole kommer ikke til å dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.


Rettigheter for den registrerte: innsyn, retting og sletting av personopplysninger

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Personopplysninger vi har mottatt på deg lagres kun så lenge det er nødvendig for Rødde folkehøgskole å oppbevare disse. Du har rett til å få opplyst fra oss hvilke personopplysninger som vi har registrert om deg. Dersom de er feilaktige, ufullstendige eller irrelevante kan du kreve at opplysningene rettes eller slettes i samsvar med gjeldende lovgivning.

Du finner mer informasjon om personvern og personvernrelaterte saker på nettsidene til Datatilsynet. Du kan klage til Datatilsynet hvis skolens behandling er i strid med reglene.


Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Kun ansatte som trenger å få tilgang til dine personopplysninger for å utføre sitt arbeide, har tilgang til disse.

Rødde folkehøgskole bruker e-post, telefon og sosiale medier som en del av sitt daglige arbeide for å kunne ha dialog med og svare på forespørsler fra søkere, elever og andre brukere.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes digitalt. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post ikke er kryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å vise varsomhet, og ikke sende taushetsbelagt informasjon, sensitive data eller fortrolige opplysninger digitalt.

Den enkelte ansatte ved Rødde folkehøgskole har ansvar for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle.


Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker å få informasjon om hva slags type opplysninger som er registrert om deg, ønsker innsyn/retting/sletting i det som er registrert om deg, eller har generelle spørsmål om behandlinger av personopplysninger, kan du ta kontakt med oss på rodde@rodde.fhs.no